Digitalize o arquivo morto com validade jurídica
O documento digitalizado passa a valer como o original (Decreto 10.278/2020): assinatura ICP-Brasil do órgão na hora da digitalização, PDF/A sem perda, OCR e os metadados do Anexo II. Para prefeituras, câmaras municipais, autarquias e empresas de digitalização.
Como funciona
- Separe e escaneie — Uma folha separadora com código antes de cada documento diz o tipo documental, a classe e a caixa. Serve qualquer scanner que grava numa pasta.
- A estação confere e prepara — O app easyPDF Acervo faz o controle de qualidade (300 dpi, cor, sem compressão com perda), o OCR em português e o PDF/A sem perda com os metadados do Anexo II.
- Assinatura ICP-Brasil na hora — O easyPDF assina cada documento com o e-CNPJ do órgão, com carimbo do tempo e dados de revogação embutidos: a partir daí o digital vale como o original.
- Acervo pesquisável e auditável — Busca no texto e nos metadados, termo de digitalização assinado por lote, trilha de auditoria encadeada e conferência pública de cada documento.
Conformidade com o Decreto 10.278/2020
- Art. 5º, I: Assinatura digital ICP-Brasil que garanta a autoria da digitalização e a integridade do documento e dos metadados — Cada documento é assinado com o e-CNPJ do órgão (PAdES, com carimbo do tempo). Os metadados ficam dentro do PDF e são cobertos pela assinatura.
- Anexo I: Resolução mínima de 300 dpi (600 dpi para plantas e mapas) — O controle de qualidade mede cada página e recusa, com o motivo, o que estiver abaixo do mínimo.
- Anexo I: Cor conforme o original: monocromático, tons de cinza ou colorido — O tipo do original vem da folha separadora; manuscrito digitalizado só em preto e branco é recusado.
- Anexo I: Formato PDF/A e compressão sem perda — PDF/A-2u validado com o veraPDF. A imagem fica exatamente como saiu do scanner (CCITT G4 ou Flate); JPEG é recusado.
- Anexo II: Metadados: assunto, autor, data e local da digitalização, identificador, responsável, título, tipo documental e hash — Gravados no PDF e no índice de busca. O responsável é a pessoa que entrou na estação; o hash é o SHA-256 da imagem.
- Anexo II: Órgãos públicos: classe, data de produção, destinação prevista, gênero e prazo de guarda — O plano de classificação e a tabela de temporalidade do órgão são importados; destinação e prazo saem da classe automaticamente.
- Art. 4º: Integridade, confiabilidade, rastreabilidade e auditabilidade do processo — Trilha de auditoria encadeada por hash (recebimento, assinatura, download), estação e responsável de cada documento.
- Art. 10: Guarda protegida contra alteração e destruição, com metadados indexados — Arquivos guardados só para leitura e conferidos pelo hash a cada acesso; busca por metadados e por todo o texto.
Perguntas frequentes
O documento digitalizado vale juridicamente como o original?
Sim. A Lei 12.682/2012 (art. 2º-A) e o Decreto 10.278/2020 dão ao documento digitalizado os mesmos efeitos legais do original quando a digitalização segue o decreto: assinatura ICP-Brasil, resolução e formato do Anexo I e metadados do Anexo II. O easyPDF Acervo cumpre cada item e mostra como no relatório de conformidade.
Precisa de certificado digital de quem?
Do órgão: um e-CNPJ A1, cadastrado uma vez no painel e guardado criptografado. Ele assina cada documento no momento da digitalização. Numa próxima versão, o servidor responsável também poderá assinar com o próprio e-CPF, no token, na estação.
Qual scanner serve?
Qualquer scanner com alimentador que grave numa pasta do computador, em TIFF, PNG ou PDF sem compressão JPEG, a 300 dpi. Ajudamos a configurar o perfil de digitalização na implantação.
Quanto tempo leva para digitalizar o arquivo?
Depende do volume e do número de estações. Cada estação processa dezenas de páginas por minuto (OCR e PDF/A no próprio computador); com várias estações em paralelo, um acervo de centenas de milhares de páginas se resolve em semanas, não em anos.
Onde ficam os arquivos?
Na nuvem do easyPDF, no Brasil, ou no servidor do próprio órgão. Na segunda opção o easyPDF guarda só o índice de busca, o hash e o registro de verificação de cada documento.
E se o certificado vencer?
A assinatura continua verificável: cada documento leva o carimbo do tempo e os dados de revogação do certificado da data em que foi assinado. Basta cadastrar o certificado renovado para os próximos documentos.
Posso jogar o papel fora depois?
O decreto permite descartar o original digitalizado, exceto o de valor histórico (art. 9º). Para órgãos públicos, a eliminação segue a tabela de temporalidade, a comissão permanente de avaliação de documentos e a autorização do arquivo público competente (Lei 8.159/1991). O easyPDF entrega o termo de digitalização assinado de cada lote para esse processo.
E fotografias, plantas e mapas?
Nesta versão, documentos textuais (impressos e manuscritos), em PDF/A. Fotografias, cartazes, plantas e mapas, que o decreto pede em PNG, entram na próxima versão.
Quanto custa?
Sob consulta: por página digitalizada e assinada, mais o armazenamento por GB/mês na nuvem (ou sem armazenamento, se os arquivos ficarem no servidor do órgão). Não há cobrança por estação instalada.